Che cosa scrivere.

I sei elementi

1. Chi siete, in modo verificabile

   Nome, cognome, e i dati che permettono al destinatario di individuarvi nei suoi archivi: l’indirizzo email con cui vi siete registrati, il numero di telefono, il numero cliente. Allegate copia di un documento di identità: molti titolari respingono la richiesta per impossibilità di identificarvi, ed è un rifiuto che si evita in partenza.

2. A chi state scrivendo

   Il titolare del trattamento. Se l’informativa indica un responsabile della protezione dei dati, indirizzate a lui: è la casella che sa che cosa fare con una richiesta del genere.

3. Che cosa chiedete, con la norma

   «Chiedo la cancellazione dei dati personali che mi riguardano ai sensi dell’articolo 17 del Regolamento (UE) 2016/679» — e, quando riguarda il marketing, «mi oppongo al trattamento per finalità di marketing diretto ai sensi dell’articolo 21». Citare l’articolo cambia il modo in cui la richiesta viene trattata.

4. Su quale motivo si fonda

   Uno dei sei motivi dell’articolo 17, indicato espressamente. Il più solido con chi non ha più rapporti con voi: i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali erano stati raccolti.

5. L’effetto verso terzi

   Se i vostri dati sono stati resi pubblici, chiedete espressamente che siano informati gli altri titolari che li trattano, compresi qualsiasi link, copia o riproduzione. È previsto dalla norma, e quasi nessuno lo chiede.

6. Il termine e le conseguenze

   Ricordate che la risposta è dovuta entro un mese, prorogabile fino a tre in caso di particolare complessità e con comunicazione motivata entro il primo mese, e che in mancanza presenterete reclamo al Garante. Non è una minaccia: è l’informazione che sposta la pratica dalla pila sbagliata a quella giusta.

Due richieste utili da aggiungere

Nella stessa lettera, senza costi aggiuntivi, conviene chiedere anche l’origine dei dati — da chi il destinatario li ha ottenuti — e l’elenco dei destinatari a cui sono stati comunicati. Sono informazioni dovute in base al diritto di accesso, e sono l’unico modo per risalire alla fonte invece di inseguire un sintomo alla volta. Chi ha comprato il vostro contatto lo ha comprato da qualcuno.

Come inviarla

Con un mezzo che dia prova della data di ricezione: posta elettronica certificata, oppure raccomandata. È la data di ricezione che fa decorrere il mese, e senza una prova di quella data il reclamo successivo parte azzoppato. Una email ordinaria è valida, ma vi lascia senza il pezzo di carta che serve dopo.

Conservate copia di tutto: della richiesta, della ricevuta di consegna, dell’eventuale risposta. È il fascicolo che allegherete al reclamo.